De la première prise de contact jusqu’à la facture archivée
Beaucoup hésitent à franchir le pas parce qu’ils se demandent comment ça se passe concrètement. Comment transmettre mes documents ? Est-ce que ça va me prendre du temps ? Est-ce que ça va vraiment me soulager ? Voici les réponses, étape par étape.
En 4 étapes, c’est réglé
Un premier échange gratuit
Téléphone, mail ou visio — c’est vous qui choisissez. On parle de votre activité, de ce qui prend du temps, de ce qui vous pèse. On identifie ensemble ce qui a du sens de me déléguer. Pas de pression, pas de discours commercial. Juste un échange utile.
Une proposition claire
Je vous envoie une proposition sur-mesure : les tâches que je prends en charge, le volume d’heures estimé, la formule tarifaire. Tout est écrit noir sur blanc, sans jargon. Vous lisez, posez vos questions, et décidez. Aucune obligation de donner suite.
Mise en place rapide
Une fois validé, on démarre vite. Je prends en main vos outils existants — je ne vous en impose pas de nouveaux. La mise en place ne vous prend pas plus d’une heure en tout. Pas de friction, pas de formation.
Une collaboration fluide
On trouve rapidement un rythme de croisière. Vous déléguez ce qui vous pèse, je gère, et je vous tiens informé(e) régulièrement sans vous noyer dans les détails. Si vos besoins évoluent, on s’adapte.
Collaboration simple
humaine et efficace — voilà l’esprit du Bureau de Karina
🔧 Vos outils, pas les miens
Drive, Dropbox, Outlook, Excel, logiciel de facturation... Je m’adapte à ce que vous avez déjà.
📌 À noter
Je travaille sur des accompagnements réguliers, avec un vrai suivi dans le temps. C’est ce qui fait la différence.
Un exemple concret
Plutôt que vous expliquer ce que je fais en théorie, voici comment ça se passe en pratique pour une mission de facturation.
Vos questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une assistante administrative freelance à distance ?
C’est une professionnelle indépendante qui prend en charge vos tâches administratives sans être salariée. On travaille à distance via vos outils habituels. Pas de charges sociales, pas de contrat de travail, pas de bureau à prévoir. Vous achetez des heures de travail qualifié et vous les utilisez quand vous en avez besoin.
Comment m’envoyer mes documents ?
Par le canal qui vous convient : mail, Google Drive, Dropbox, WhatsApp... Je m’adapte à vos habitudes, vous n’avez rien à changer. Si vous n’avez pas encore d’outil structuré, je vous aide à en choisir un simple et gratuit.
Dois-je m’engager sur une durée ou un volume minimum ?
Non, pas du tout. Je travaille à l’heure, sans engagement à l’année et sans volume minimum imposé. Vous utilisez mes services quand vous en avez besoin, à votre rythme.
Mes données et documents sont-ils en sécurité ?
Absolument. La confidentialité est une valeur non négociable dans mon travail. Je n’accède qu’aux documents strictement nécessaires à la mission et je ne partage aucune information avec des tiers.
Comment démarrer ?
Très simplement ! Contactez-moi par mail ou téléphone pour un premier échange gratuit. On fait le point sur vos besoins, je vous envoie une proposition, et on démarre — généralement dans les 48 heures.
Vous intervenez uniquement à distance ?
Oui, 100 % à distance — et c’est précisément ce qui me permet d’accompagner des professionnels partout en France. Que vous soyez à Paris, Bordeaux, en Bretagne ou dans les Alpes, la collaboration se passe exactement de la même façon.
Les heures prépayées ont-elles une date d’expiration ?
Non, jamais ! Les heures achetées n’expirent pas. Vous pouvez les utiliser sur plusieurs semaines ou plusieurs mois, à votre rythme. Rien ne se perd, tout se comptabilise.
Quelles tâches puis-je vous déléguer ?
Tout ce qui prend du temps sans être votre cœur de métier : devis, factures, relances, classement, archivage, emails administratifs, suivi des règlements, préparation comptable, tableaux de bord... Si vous avez un doute sur une tâche spécifique, posez-moi la question lors du premier échange.
Combien coûte une assistante administrative freelance ?
Chez Le Bureau de Karina, c’est 20 €/h en formule prépayée ou 25 €/h en formule différée. Chaque intervention est chronométrée à la minute et vous recevez un suivi détaillé après chaque session. Pas de frais cachés, pas de mauvaise surprise.
Quelle est la différence entre la formule prépayée et différée ?
En formule prépayée (20 €/h), vous achetez un volume d’heures à l’avance et profitez d’une remise de 20 %. Les heures n’expirent jamais. En formule différée (25 €/h), vous réglez après la mission, sans rien avancer. Le délai de règlement est fixé d’un commun accord, en toute flexibilité.
Puis-je racheter des heures à tout moment ?
Oui, quand vous voulez. Si votre stock d’heures se vide plus vite que prévu, vous rachetez simplement un nouveau bloc au même tarif préférentiel. Pas de démarche compliquée, juste un message.
Avec quels outils travaillez-vous ?
Je m’adapte à ce que vous utilisez déjà : Gmail, Outlook, Google Drive, Dropbox, Excel, Google Sheets, Word, WhatsApp, et tous les logiciels de facturation du marché. Vous n’avez rien à changer ni à apprendre. Si vous n’avez pas encore d’outils en place, je vous aide à choisir les plus adaptés à votre activité.
Est-ce que vous remplacez mon expert-comptable ?
Non — et c’est important de le préciser. Je m’occupe de l’opérationnel administratif au quotidien : saisie, classement, suivi, relances. Votre expert-comptable reste votre interlocuteur pour les décisions fiscales et la clôture annuelle. En revanche, grâce à mon travail, il recevra des documents parfaitement organisés — ce qui peut réduire ses honoraires.
Comment se passe le suivi après chaque session ?
Après chaque intervention, vous recevez un récapitulatif détaillé : tâche par tâche, temps passé sur chacune, total de la session et solde d’heures restant si vous êtes en prépayé. Tout est transparent, vérifiable, sans approximation.
Combien de temps avant de pouvoir démarrer ?
En général, on peut démarrer dans les 48 heures suivant notre premier échange. Une fois que vous avez validé la proposition, je prends en main vos outils rapidement et on commence à travailler sans tarder.
Puis-je arrêter quand je veux ?
Oui, à tout moment. Il n’y a aucun engagement de durée, aucune pénalité d’arrêt. Si vous êtes en prépayé, vos heures restantes vous restent acquises et utilisables quand vous en aurez à nouveau besoin.
Vous intervenez sur quel type de secteur d’activité ?
J’interviens auprès de tous les secteurs d’activité : artisans, freelances, thérapeutes, commerçants, photographes, consultants, coachs, créateurs... Du moment que vous êtes indépendant et que vous avez des tâches administratives à gérer, je peux vous aider.
Le premier échange ne vous engage à rien
20 minutes suffisent pour faire le point et voir si je peux vraiment vous aider. Si ce n’est pas le bon moment, je vous le dirai honnêtenement.
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